Etiketten: Tipps für mehr Ordnung im Büro und Zuhause

Im heutigen Gastbeitrag der Firma etikett.eu geht es darum, wie einem Beschriftung das Leben erleichtern kann. Eine Aussage, die ich sehr unterstütze.

„Ob zu Hause oder im Büro – Ordnung ist wichtig, damit Sie sich wohl und sicher fühlen. Ein gutes Ordnungssystem verschafft einem die Sicherheit, wichtige Unterlagen sofort zu finden und zu wissen, wo was hinkommt. Dadurch erspart man sich viel Aufwand durch Suchen und damit Nerven und schlechte Gefühle. So gesehen gewinnt ein altes Sprichwort: „Ordnung ist das halbe Leben“ vielleicht einen etwas anderen Sinn, nämlich dass eine praktikable Ordnung viel Lebenszeit freimacht, für Tätigkeiten, die einem sehr viel wichtiger sind, als sich mit Papierkram zu beschäftigen.

Preiswerte und praktische Beschriftung mit Etiketten

Etiketten gehören seit vielen Jahren zum Alltag dazu. Ob im Großraumbüro oder im Home-Office, die selbstklebenden Aufkleber erleichtern die Beschriftung von Ordnern, Akten, Briefen oder sonstigen wichtigen Dokumenten, die man täglich für die Büroorganisation benötigt. Etiketten lassen sich auch für den Privatgebrauch vielseitig verwenden und sorgen für die nötige Ordnung der persönlichen Unterlagen.

Es gibt sie in verschiedenen Ausführungen, die unterschiedlichen Aufgaben zugeordnet sind: Während mit Adressetiketten die tägliche Post schnell und problemlos beklebt wird, dienen Beschriftungsetiketten zur Kennzeichnung von Ablagen, Ordnern und Arbeitsmitteln am Arbeitsplatz oder von persönlichen Gegenständen. Die kleinen Helfer erleichtern somit die Aufbewahrung und Archivierung von wichtigen Dokumenten, die sich immer und überall schnell wieder auffinden lassen.

Tipp: Für eine größere Menge an Postsendungen ist es sinnvoll, die Anschriften mit einem Etikettendrucker drucken zu lassen, da sich die manuelle Eingabe mühselig und langwierig gestaltet. Dazu eignen sich Dymo 99012 Etiketten optimal als Adressetiketten. Zudem ist das Format dieser Etiketten kompatibel für den Druck von Internetmarken der Deutschen Post.

Zur Beschriftung wird einfach eine Etikettenrolle in Ihren Etikettendrucker gelegt. Etiketten eignen sich optimal zur Beschriftung von Briefen, Paketen, Ordnern, Dokumenten, Werbebroschüren oder sonstigen Unterlagen, die mit einer Kennzeichnung versehen werden sollen. Der Druck der Etiketten erfolgt über die kostenfreie Software des Druckerherstellers oder wird durch eine Word- oder Excel-Vorlage ausführt. In beiden Fällen können die Vorlagen immer wieder für die Erstellung neuer Etiketten verwendet und Zeit und Aufwand eingespart werden. Etikettenrollen sind im Handel in verschiedenen Ausführungen erhältlich.

Optimale Ordnerbeschriftung

Mit Etiketten lassen sich auch einfach Ordner und Hefter beschriften. Die Ordnerbeschriftung muss dabei auf den genauen Inhalt schließen lassen. Oft gibt es mehrere Ordner zum gleichen Projekt oder Themenbereich. Deshalb sollte genau überlegt werden, was auf den einzelnen Ordnern unbedingt stehen muss, damit für die Ablage oder beim Suchen auf keinen Fall erst mehrere Ordner geöffnet werden müssen. Stichworte und Nummerierungen auf dem Etikett können die Arbeit zudem erleichtern.

Nach Möglichkeit sollten die Etiketten auf den Ordnerrücken immer gleich platziert werden. Zudem verhilft eine einheitliche Struktur für noch mehr Übersicht. So kann jeder sofort sehen, wo Unterlagen eines Jahrgangs, einer bestimmten Art (zum Beispiel Rechnungen oder Projekte) gesucht werden müssen. Sinnvoll ist es, sich die Ordneretiketten einfach als Vorlagen anzulegen. Auf diese kann dann immer wieder zurückgegriffen werden.

Es bietet sich an, je nach Themenbereich eine neue Farbe zu wählen, um die Übersicht noch schneller herzustellen. Im Büro verwendet man zum Beispiel gelb für Ausgangsrechnungen, blau für Projektordner und grün für Lieferantenordner. Dieses Prinzip lässt sich kinderleicht für die Beschriftung zuhause übertragen: z.B. gelb für Rechnungen, blau für Unterlagen für die Steuererklärung und grün für Bank-Unterlagen.

Tipp: Auf dem Markt sind selbstklebende Etiketten erhältlich, die bereits die passenden Abmessungen für schmale oder für breite Ordnerrücken haben. Oder Sie verwendenden Endlosetiketten, die Sie passend zu Ihrem Bedarf auf die gewünschte Länge zuschneiden.

Ablagefächer: Für mehr Ordnung von Unterlagen und Papieren

Um optimale Ordnung in die Papiere zu bringen, sollten am besten drei übereinander stapelbare Ablagefächer angeschafft werden. Hierbei sind transparente Fächer zu bevorzugen, damit sofort erkannt werden kann, wann die Fächer wieder einmal geleert werden müssen. Dabei ist eine Gliederung in folgende Unterteilung sinnvoll:

• Unerledigt: In den obersten Ablagekorb kommt alles hinein, was noch unerledigt ist, wo also eine Handlung folgen muss. Ein Beispiel dafür ist, den Kostenvoranschlag eines Projektes einzuholen oder eine noch unausgefüllte Steuererklärung.
• Erledigt: In den untersten Ablagekorb werden alle Unterlagen gesammelt, die erledigt sind und aufgehoben werden müssen. Nicht jeder will seine erledigten Unterlagen gleich abheften. Deshalb wird einen Ort geschaffen, wo Erledigtes seinen vorübergehenden(!) Platz bekommt.
• Noch offen: Dafür ist der mittlere Ablagekorb vorgesehen. Wenn Unsicherheit darüber herrscht, ob das Dokument aufgehoben werden soll oder nicht, legen Sie es auf diesen Platz.

Alle drei Ablagefächer sollen natürlich kein endgültiger Aufbewahrungsort für Unterlagen sein. Die Papiere lassen sich auch innerhalb der Ablage bereits vorsortieren: Mehrere Dokumente zu einem Themenbereich können zusammen in eine Sichtschutzfolie gegeben werden, bevor sie in der Ablage landen.

Tipp: Für den Überblick sollten die Ablagefächer zusätzlich mit Etiketten beschriftet werden. Hierbei kann nach dem obigen Schema vorgegangen und die Fächer mit „erledigt“, „unerledigt“ und „offen“ benannt werden. So landet nichts im falschen Fach. Sinnvoll ist auch ein gleiche Beschriftung von Ordner und Regalfach mit dem gleichen Etikett, damit Sie immer sehen, wo der Ordner hingehört.“